Cómo dinamizar un evento en redes sociales

19 enero, 2020
Carlos Carbellido Monzó

Unas de las tareas recurrentes de un community manager es la dinamización de un evento en redes sociales. Una óptima gestión nos ayudará a potenciar su alcance en redes, y porqué no, a lograr que sea Trending Topic. Veamos cómo hacerlo con éxito.

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Qué hacer antes del evento

Crear unos perfiles en redes sociales si procede

La primera decisión que se ha de tomar es si se crean perfiles específicos para el evento en redes sociales o si se dinamiza a través de los perfiles de la empresa organizadora.

Recomendamos crear cuentas específicas sólo si está previsto que el evento se organice con regularidad. Ello ayudará a posicionarlo y a crear una comunidad afín PERO exigirá un esfuerzo inicial de captación de seguidores, y también mantener una cierta actividad de comunicación continuada.

Define el hashtag

En los eventos lo más habitual es que el hashtag sea el nombre del evento (o sus siglas) + año. Ha de ser lo más corto posible, fácil de recordar y si son 2 palabras juntas y utilizar mayúscula al principio de cada palabra.

Si quieres saber cómo definir el hasthag perfecto, en el artículo “10 consejos para dinamizar con éxito tu cuenta de Twitter” te lo explico.

Promociona el hashtag

Una vez definido hay que darlo a conocer. Para ello hay que darle visibilidad en la BIO de la cuenta en Twitter o Instagram (si las hay), en la web del evento, invitaciones, mailings, notas de prensa, decoración y cartelería, canal de streaming (si lo hay), entre colaboradores e influencers.
También hay que comprobar que ningún otro agente haya utilizado un hashtag distinto para identificar el evento ni que este mismo hashtag ya esté usándose para otro evento o tema.

Promociona el evento

El siguiente paso es definir los ejes de comunicación del evento. Estos pueden ser información sobre los ponentes, patrocinadores, la temática de las ponencias, actividades paralelas, noticias, menciones en medios, qué hacer en la ciudad durante el evento, call to action a la compra de entradas, etc.

A continuación prepara la agenda de contenidos para Facebook, Instagram y Twitter y programala utilizando siempre el hashtag oficial e imágenes e infografías.

Es conveniente emitir mensajes en Twitter, Facebook, Instagram y/o LinkedIn uno o dos meses antes del evento, e ir aumentando la frecuencia a medida que se acerca.

Crea listas en Twitter

Crea en Twitter listas con los usuarios que participan: ponentes, organizadores, colaboradores, influencers, asistentes y patrocinadores.

Protocolo de crisis

Creea un protocolo de actuación en caso de surgir una crisis tanto off line como on line donde se determine quienes serán los responsable y cuales serán las líneas de actuación a seguir.

Crea una lista de preguntas frecuentes, posibles comentarios positivos o negativos, críticas… para que solo tengamos que copiar y pegar la respuesta.

Para saber más acerca de cómo gestionar una crisis online, te invito a leer un artículo mío publicado en marketingdirecto.com.

Durante la celebración del evento

Retransmisión en directo                           

Programa con antelación, si se conoce el contenido de las ponencias, tweets con infografías de lo más destacado de la ponencia. Para ello, recomiendo la herramienta de marketing digital Hootsuite, ya que también nos permitirá seguir el hasthag y conversar con otros usuarios.

Además, durante el evento se recomienda publicar en directo foto, stories, vídeos o tweets con lo más destacado o reseñable del evento, siempre acompañado del hashtag definido.

Twitter Walls

Si el presupuesto lo permite, proyecta en la pantalla los tuits que se vayan emitiendo (TwitterWalls) para incentivar así la participación y animar a los asistentes a generar buzz en Twitter.

Envío de preguntas a través de Twitter  

Ofrece la posibilidad a los asistentes (tanto presenciales como online) de que planteen preguntas y participen en los debates a través de Twitter.  

Retwittear contenido de terceros

Realiza un seguimiento de los tweets más destacados y retweetearlo desde la cuenta oficial. La herramienta Hoostsuite es la más idónea. Crea una columna que monitorice el hashtag oficial.

Después del evento

Agradecimientos a quienes lo han hecho posible                       

Agradecer a colaboradores, asistentes, equipo y/o patrocinadores su participación.
Además, publica imágenes del evento, etiquetando a las entidades colaboradoras o patrocinadoras y agradece mediante mención directa a quienes publiquen tweets, stories o posts positivos sobre el evento.

Emisión de tuits y nota de prensa final                

Emitir tuits con las noticias publicadas sobre el evento, y la nota de prensa final con link directo a la web del evento.

Monitorización. KPI´s a medir.

Por último ya sólo nos quedará analizar los principales KPI para medir el alcance e impacto del evento en redes sociales y preparar el informe de resultados.

Para medir el impacto te recomendamos la herramienta Metricool o Tweet Binder.

Informe de resultados: ¿Qué debe contemplar?

En cuanto el informe es conveniente que siga los siguientes punto:

  1. Índice.
  2. Descripción del evento.
  3. Objetivos cuantitativos y cualitativo.
  4. Infografía con los datos más representativos (alcance, impactos, número de tweets, retweets, menciones…).
  5. Top usuarios más activos, con mayor impacto, con más seguidores…
  6. Infografía con las horas de más buzz.
  7. Ejemplo de posts publicados.
  8. Análisis cualitativo.
  9. Conclusiones y propuesta de mejoras.

Si quieres, puedes descargarte la plantilla con el checklist que hemos explicado con la tabla de los Key Performance Indicator de un evento.

Tags: social media,

2 Comentarios. Leave new

Buenas chicos/as!

Una pregunta, siempre que hemos hecho un evento (estamos planeando uno) siempre usábamos twitter pero cada vez tira mucho más las historias de Instagram. ¿Sería mejor pasar nuestros esfuerzos allí? Gracias!

Carlos Carbellido Monzó
27 abril, 2020 8:36

Holal!
Mi consejo es trabajar ambas redes. No dejes a un lado Twitter porque para eventos sigue funcionando muy bien. Además de las stories. Saludos!

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